ビジネスオペレーション
価値を創出し続ける業務を
仕組みとして構築します
営業や受発注、製造や物流、顧客対応、管理部門の業務まで。企業が価値を創出するための日々の活動を、KDOTが整理し、手順、役割、判断の基準から設計し直し、その業務が定着するまで運用を担当します。
- 部門ごとに業務を改善してきたが、会社全体の成果が向上していない
- 受注や問い合わせの件数が増加するたびに、人員を追加して対応している
- 特定の担当者しか処理の基準を把握していない業務があり、その人が不在だと業務が停止する
- 問い合わせや受注の記録は蓄積されているが、商品の改善や新規の施策に活用できていない
- 費用対効果が低いとして着手していない業務がある
たとえばこんな業務を仕組みにします
部門や業種に関係なく、日々反復している業務であれば対象です。下は製造業の受注から請求までを例にしたものです。
見積
値付けの基準と承認の流れが確定し、誰が作成しても同じ見積になる
受注
受注時に確認する項目が確定し、後工程に必要な情報が欠落しない
製造
作業指示と進捗の記録の形式が確定し、遅れを早期に把握できる
出荷
在庫と納期を確認する手順が確定し、出荷の手配が担当者に依存しない
請求
出荷の記録をもとに請求する流れが確定し、入金の確認が月末に集中しない
手順と役割の設計から着手します
業務の設計
最初に手順、役割、判断の基準、情報の流れを設計します。
誰がどの順に何を確認するかが確定すれば、確認の欠落や担当者の待ち時間が減少します。多くの業務はこの段階で改善します。
試行と定着
設計した手順は一部の担当から試行し、滞留する箇所を修正してから全体に展開します。担当が交代しても同じ手順で処理できる状態を、業務が定着した状態とします。
どの業務から設計し直すか、1時間の無料相談で一緒に整理します。
無料で相談する提供するサービス
業務をどの状態にしたいかを先に決定し、そこから施策を選択します。
目標とする状態
| 目標とする状態 | 軸 | 今の業務の例 | 設計した後 |
|---|---|---|---|
| 人員を追加せずに件数を処理する | 見積を一件ずつ表計算で作成している | 値付けの基準と書式が確定し、件数が増加しても同じ手順で処理できる | |
| 誰が担当しても同じ精度で処理できる | 製品の良否を判定する基準がベテランの経験にしかない | 基準と記録の形式が確定し、新任の担当者でも同じ判断ができる | |
| 人手不足で未着手だった業務に対応できる | 問い合わせが担当者のメールに分散している | 受付の窓口と記録の形式が統一され、頻出する質問の傾向を商品の改善に活用できる | |
| 部門横断で業務の工程を再構成する | 営業、製造、経理がそれぞれ同じ注文を再入力している | 注文は営業が一度だけ入力し、製造と経理はその内容を参照する |
支援の内容
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 業務の診断 | 業務を棚卸しし、どこを強化するかと着手の順番を決定します |
| 業務の設計 | 手順、役割、判断の基準、情報の流れを設計し、試行しながら確定します |
| 手順の整備 | 判断の基準と手順を文書化し、担当が交代しても同じ品質で運用できるようにします |
| 実務の運用 | 設計した手順で、入力、確認、問い合わせ対応などの日々の実務をKDOTのチームが継続して担当します |
| 社内への引き継ぎ | 社内で運用したい場合は、担当者の採用と育成を含めて引き継ぎます |
外部委託や業務コンサルとの違い
業務を仕組みにするには、人の判断が入る工程を改善する方法と、業務を実際に運用してきた経験の両方が必要です。
ソフトウェアエンジニアリングの方法
ソフトウェアの開発と運用は、多くの人の判断が入る工程を毎日反復する、それ自体が複雑な業務です。その改善のための方法が蓄積されてきました。主な方法と、業務に適用した場合の例は次のとおりです。
これらはソフトウェアを作る技術ではなく、人の判断が入る反復の工程を改善する技術です。対象がソフトウェアでなくても適用できます。
| 方法 | 業務での例 |
|---|---|
| 時間のかかる処理を計測してから改善する | 見積の作業時間を計測し、長いものから短縮する |
| 障害の原因を担当者でなく手順の側に求める | 転記ミスを、入力欄を選択式にして防止する |
| 変更を小規模に分割し、元の状態に復元できるようにする | 新規の手順を一部の担当から試行し、問題があれば元の手順に復元する |
業務を運用してきた経験
業務の変更は別の部門に想定外の手間を発生させることがあります。たとえば営業が見積で使用する品目の名称を変更すると、請求書と会計ソフトで品目の名称が一致しなくなります。経理は月末に、その食い違いを一件ずつ確認することになります。こうした手間は変更した部門の側からは認識しにくいものです。
KDOTはEC、広告制作、不動産、サービス業などの企業で、受注から発送、制作物の登録、予約から返金までの業務の流れを設計し、運用しながら改善を続けています。メンバーもスタートアップの創業CTO、アーキテクト、外部CTOとして、営業から管理部門までの業務をすべて構築してきました。
KDOTはこの経験をもとに、お客様の業務を変更する前に、影響が発生しやすい箇所を特定します。
業務の設計
- 一部対応する
- 対応する
- 対応する
- 対応する
実務の運用
- 対応する
- 原則対象外
- 対応する
- 対応する
変更後の運用責任
- 一部対応する
- 原則対象外
- 対応する
- 対応する
契約終了後に社内で運用できる状態
- 原則対象外
- 一部対応する
- 対応する
- 対応する
採用と育成を待たずに着手できる
- 対応する
- 対応する
- 原則対象外
- 対応する
必要な場合のソフトウェアの導入
- 一部対応する
- 原則対象外
- 対応する
- 対応する
進め方
ご相談から定着までの目安です。期間は 1 つの業務領域を対象にした場合のものです。範囲が広範なときは領域ごとにこの流れを反復します。
| 段階 | 目安 | 内容 |
|---|---|---|
| 無料相談 | 1時間 | 現状をお聞きし、どこから着手するかの見立てをお伝えします |
| 現状把握と優先順位 | 0〜30日 | 業務を棚卸しし、効果の規模と着手しやすさで順番を決定します。人手不足で業務が停止しそうな場合は、実務の運用を先に開始します |
| 業務の設計と試行 | 31〜60日 | 手順、役割、判断の基準を設計し、一部の担当から試行しながら確定します。手順書もこの段階で作成します |
| 運用と定着 | 61〜90日 | 設計した手順で運用し、滞留する箇所を修正しながら定着させます |
| 社内への引き継ぎ | ご希望に応じて | 社内で運用したい場合は、担当者の採用と育成を含めて引き継ぎます。KDOTが運用を継続する選択肢もあります |
担当する体制
案件ごとに、次の 3 つの役割を編成して担当します。
| 役割 | 担当すること |
|---|---|
| 業務の設計 | 業務を運用してきた経験のある担当が、現状をヒアリングして業務を整理し、手順、役割、判断の基準をお客様と合意して決定します |
| データと記録の設計 | 業務の設計と並行して、情報の流れと記録の形式を設計します。ソフトウェアを導入する場合は、既存のツールを優先して選定と設定を担当します |
| 実務の運用 | 設計した業務を運用の担当が日々運用し、滞留する箇所を設計の担当へ報告します |
自社の業務にどう適用できるかは、1時間の無料相談でお伝えします。
無料で相談する定着した業務をソフトウェアで拡張します
業務が定着した後、件数が多く手順が安定している部分を、費用と効果を比較してソフトウェアに置換します。
人手で処理する業務では件数に比例して作業者が必要になります。ソフトウェアは同じ手順を何件でも反復して処理できるので、置換した部分は件数が増加しても作業者を追加する必要がありません。
設計が確定する前に導入すると、不安定な手順までソフトウェアに固定されます。そのため導入は業務が定着した後に検討します。
導入する場合の範囲
既存のツールの設定と連携を優先します。既存のツールで対応できない部分に限り、専用のシステムを開発します。
業務の作り込みが企業の競争力になります
企業が顧客や社会に価値を生み続けるための日々の活動を、私たちはビジネスオペレーションと呼んでいます。書類の作業だけでなく、顧客を訪問して要望をヒアリングすること、製品の製造もこれに含まれます。業界や商材、社員の能力によって、形は企業ごとに異なります。
特許やブランド、取引先との関係といった資産も、こうした日々の活動を通じて蓄積されていきます。たとえば問い合わせと対応の記録が蓄積されていれば、商品の改善や新規サービスを検討する手がかりになります。
よくいただくご質問
どこから相談すればよいか分かりません
どの業務から着手するかが確定していない段階からで問題ありません。業務の棚卸しを一緒に実施し、件数、精度、対応できる範囲、部門の連携のどこを改善すると成果が向上するかを整理するところから開始します。
ソフトウェアを導入しなくても改善できますか
できます。多くの業務は手順と役割の設計で改善します。たとえば承認の段階を削減すれば待ち時間が短縮され、記入者と確認者を分離すればミスが減少します。ソフトウェアは業務が定着した後に、効果が見込める部分に導入します。
既存のシステムがあっても相談できますか
できます。たとえば 2 つのシステムに同じ内容を入力している場合、一方に入力した内容をもう一方へ自動で連携すれば、再構築するより早期に改善できます。現状の構成を確認したうえで、再構築するかどうかも含めてご提案します。
営業や製造など管理部門以外の業務も対象ですか
対象です。見積や受発注、作業記録、問い合わせ対応など、部門に関係なく日々反復している業務をご相談いただけます。
経理や労務の実務も依頼できますか
対応しています。業務の整理と設計から手順の整備、実務の運用まで対応します。社内で運用したい場合は採用と育成も支援します。詳細はバックオフィスの相談窓口のページをご覧ください。
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